Viele kennen das: Sie werden rund um die Uhr mit einer Vielzahl an Informationen konfrontiert, und nicht wenige davon entpuppen sich bei genauerem Hinsehen als Aufgaben, die von Ihnen früher oder später erledigt werden müssen. Die Schwierigkeit dabei: Wie bringen Sie all diese Aufgaben in eine für Sie sinnvolle Reihenfolge? Wie legen Sie fest, was wirklich wichtig und was einfach nur dringend ist? Mit diesem Thema beschäftigen wir uns intensiv in unseren exit_to_appWorkshops und exit_to_appWebinare. Für den Anfang sollten Sie jedoch zunächst einmal die Grundlagen einer effektiven Priorisierung kennenlernen.

Zunächst gilt es, ein einfaches und stabiles Prioritäten-System zu entwickeln, welches sicherstellt, dass wir auch in brenzligen Situationen nicht den Überblick verlieren. Um die Bedeutung einzelner Aufgaben in Relation zu der Gesamtheit aller To- Dos schnell einschätzen zu können, wird bei der Beurteilung zwischen zwei wesentlichen Faktoren unterschieden: der Wichtigkeit (also die Bedeutung einer Aufgabe in Bezug auf Ihre Ziele) und der Dringlichkeit (wie sieht der zeitliche Rahmen für die Erledigung aus). Der Unterschied zwischen beiden Begriffen ist dabei erheblich. Wichtige Aufgaben müssen längst nicht dringend sein und umgekehrt. Daraus resultiert irgendwann zwangsläufig die Erkenntnis: unser Arbeitsalltag wird in der Regel fast ausschließlich von den (vermeintlich) dringenden Dingen beherrscht. Das wirklich Wichtige kommt häufig zu kurz, weil für genau diese Aufgaben am Ende die Zeit fehlt. Um das zu verdeutlichen, verwendet man in der Anfangsphase ein einfaches Koordinatensystem und kennzeichnet die beiden Achsen mit dem jeweiligen Begriff „Dringend“ und „Wichtig“ (s. Grafik). Anschließend verorten wir unsere Aufgaben in diesem Koordinatensystem und erhalten dadurch eine Priorität zwischen 1 und 4, je nachdem, in welchem Quadranten wir sie eingetragen haben.

Eine konsequente Differenzierung zwischen „wichtig“ und „dringend“ erscheint im ersten Moment umständlich, fördert jedoch eine kritischen Auseinandersetzung mit der Frage, wie bedeutend eine Aufgabe denn nun tatsächlich ist. Noch einmal: Die vermeintliche Dringlichkeit einer Aufgabe sorgt häufig dafür, dass die wirklich wichtigen Dinge unnötig lange hinausgezögert werden. Die Dringlichkeit kommt zusätzlich häufig von "außen" und spiegelt damit die Interessenlage eines Anderen wider. In unserem Ranking bedeutet das: Aufgaben der Priorität 2 (wichtig, nicht dringend) kommen häufig zu kurz, obwohl deren Bedeutung für Ihre eigene Arbeit häufig sehr wichtig ist. Beim Einsatz elektronischer Taskmanagement-Systeme bietet diese Form der Priorisierung häufig sehr interessante Möglichkeiten, aus ganz unterschiedlichen Perspektiven auf die zu erledigenden Aufgaben zu schauen. So können Sie ganz bewusst regelmäßig Ihre wichtigen Aufgaben überprüfen und dabei Wochenziele festlegen, obwohl keine akute Dringlichkeit besteht. Damit stellen Sie sicher, dass Ihnen die zahlreichen Brandherde um Sie herum (also, die dringenden Vorgänge) nicht die Sicht für die Notwendigkeit nehmen, auch die längerfristigen (und damit auch häufig bedeutenderen) Projekte offensiv anzugehen.

Weitergehende Strategien zum Priorisieren von Aufgaben und Informationen lernen Sie in unserem einstündigen Webinar exit_to_appStabile Entscheidungen treffen.